分享：如何策划做好一场会议活动？

作者：庆典演出活动公司来源：http://www.shi400.com

会议活动策划是一个十分琐碎细致的工作，同样是做活动，有些人思路清晰，对于一场活动要做的工作了然于胸，信手拈来；也有一些人甚至没有完整的计划，丢三落四，杂乱无章。今天我们就来聊一聊如何做好一场会议活动策划。

盘点资源，提炼卖点

我们在了解举办会议或者其他活动的需求之后，就需要对活动所需的资源进行盘点。其中应该包括四个板块：目标群资源(活动的范围)、外部资源(活动的广度)、内部资源(活动执行方的人力、财力、物力、执行力以及向心力)和竞争对手资源。

在盘点过程中提炼卖点，了解哪些是目标群关注的，哪些是对目标群有影响力的，被影响到目标群决策的。如活动的主题，活动中有哪些精彩之处，参加活动可以让目标群体获得什么，特别是要抓住目标受众的行为心理。

结合预算制定推广方案

宣传方案应该包括前期宣传，活动中宣传，后续宣传。前期宣传开展时间视活动而定，一般从活动开始前半个月开始宣传，同时也可以在活动开始前进行活动预热。合理安排好前期宣传的开展日期对活动的效果有较大的影响。

活动中宣传通过现场的广告位摆放，广告方式的组合，流动广告宣传，将平面，声频，图像等诸多广告媒体有机结合，让目标群形成强烈的印象。

通常在活动结束后会维持一段时间的宣传，该阶段主要以建立品牌忠诚度为目的，一来增加忠诚度，二来收集活动目标群对活动及产品的意见反馈。

执行方案

执行方案就是两个方面的工作：物料工作和人力资源工作。执行方案一般包括活动前的准备，活动中的现场控制，活动后的安排。最关键的是小组的分工和成员的分配，将每个项目筹备一个准备小组，安排一个负责人，进行细致的分工，是在执行方案中必须体现的。

在做执行方案的时候，在制作者的头脑中一定要把整个活动模拟数遍，把各个细节都考虑到，有顺序地安排各个阶段的时间，做到有条不紊。

赞助方案

这个方案是对一些需要寻找赞助的活动而言的。通常赞助商对活动会特别关心两点：1.他需要赞助多少钱，2.他能得到什么回报。

因此，在做赞助方案的过程中，可以围绕这两点来进行。比如，活动的冠名权，活动宣传过程中，为赞助商提供多少多少的广告(硬广和软文)，给赞助商使用权等等，给他的权益越大，得到赞助的额度可能就越大。在这个过程中，还是要衡量给出的权益能否实现的问题。

风险意外控制

在活动举行的过程中，会有很多意外情况出现，这些意外或大或小，一个很小的意外也可能会给活动带来毁灭性的打击。

意外情况一般会包括天气变化，现场混乱，人员受伤等。有时可能因为一个小小的意外引起现场观众的恐慌进而导致现场混乱。如何加强现场的控制力，避免这种事情的发生，具体内容可以参考我们之前提到的活动现场到底如何避免突发状况？

会议活动策划最需要的是两方面的积累，一方面是自身活动执行经验的积累，另一方面是对业内优秀案例的积累和内化。另外，最重要的一句话：三分靠策划，七分靠执行。只有执行到位，好的会议活动方案才能有生命力。