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记者招待会，也就是新闻发布会，是社会组织在发生具有重大影响的事情时，向新闻界公布信息，借助新闻提升该组织或者与该组织密切相关的东西形象，记者招待会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜，代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响，如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。在记者招待会活动策划中，会议组织者应注意以下事项：
会议主持人要充分发挥主持和组织作用，以庄重的言谈和感染力，活跃整个会议气氛，引导记者踊跃提问。当记者提问离开会议主旨太远时，要善于巧妙地将话题引回主题。会议出现紧张空气时，能及时调节缓和，不要随便廷长预定的会议时间。
对于不愿发表和透露的东西，应婉转地向记者作解释，记者一般会尊重组织者意见的。如果吞吞吐吐，反而更会使记者追根问底，造成馗尬局面，甚至让记者因此发表对企业不利的报导。
不要随便打断记者的提问，也不要以各种动作、表情和语言对记者表示不满。即使记者的提问带有很强的偏见或带有挑衅性，也不能激动发怒。这时应表现出深刻的涵养，以平静的话语和确凿的事理给予纠正或反驳。
必遇到回答不了的问题时，不能简单地说“不清楚”、“不知道”、“我不能告诉你”等，应采取灵活而又通情达理的办法给予回答，切忌因此引起记者的不满和反感。
所发布的消息必须准确无误，若发现错误应及时予以更正。
讲话时注意要投公众所好，讲他们愿听的问题，而不是组织本身愿听的观点。例如，饮料工业部门回收瓶子时，就可以坦率地向公众声明，他们不希望自己所生产的产品被到处乱扔，以至于破坏风景，增加公众烦恼。
总之，对新闻记者主持人和发言人要力求坦率，不夸大其辞，也不吞吞吐吐，满足新闻记者捕捉新闻的兴趣，这样才能和新闻界保持良好的关系，信守"5F"原则，即迅速(fasn)、真实(factual)、坦率(frank)、公正(fair)、友好(friendly)。
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