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众所周知，很多企业都知道要大量地宣传自己的公司，才能获得更多的业务量，比如，举办新闻发布会，新品发布会，参加各种展会等，会上如果能邀请到当地权威的记者媒体到现场采访和后期适当的宣传报道，定会起到事半功倍的作用。
但是，如果企事业单位没有一定的人脉优势和相关经验，像这种商业发布会是很难邀请到记者或者其他媒体到场的，更别说后期的宣传了，这时候就需要找专业的活动策划公司进行相关的媒体邀约服务，接下来小编就给大家分享一下通过活动策划公司邀请媒体记者的流程。
一、确定活动时间
提供准确的活动时间，这个时间一定要精确到时，这样媒体记者心里有个数，会根据实际情况提前出发到达现场，不至于出现迟到的现象，有人为了让记者不迟到，把时间报早了1个小时甚至2个小时，这完全没必要，一般媒体记者都会提前30分钟左右到活动现场，时间完全充足。
二、确定活动地址
提供详细的活动地址，地点要精确到某某酒店或者某某展位，比如上海国家会展中心6.2H馆G12，这样媒体记者可以直接到会场干活，而不是到某个地方后再打电话给对接人，有时候对接人一忙，或者电话调的静音联系不上，媒体记者只有苦等，这样就有可能会迟到，首先这样对媒体记者不尊重，其次还有可能会影响活动效果。
三、提供新闻通稿
由于是商业活动，记者不负责撰稿，如果邀请网络媒体或者报纸媒体，需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。
四、拟邀请媒体
说出你想邀请的媒体类型(电视台，报纸杂志，视频媒体，网络媒体，网红直播，自媒体大号)，想邀请的媒体数量，让活动策划公司帮你确定。如果你不熟悉有哪些媒体，不知道邀请多少合适，你可以给一个大概的预算和活动的规模人数，根据经验和实际情况做最合适的匹配以保证活动效果。
五、确定合作媒体
以上信息提供给活动策划公司以后，一般当天就能确定好哪些媒体愿意参加活动并进行宣传报道，这个时候就要甲方根据实际情况走合同打款确定媒体了，一般提前一周比较合适，因为媒体每天的工作都是提前安排好的，如果临时确定，很有可能已经被别的企业定了而不能答应参加你的活动。
六、活动流程对接
这个流程一定要提前让媒体知道，最好记者到场之后给一份流程表给记者，因为媒体不会全程待在活动现场，如果是有需要采访环节的更要注意，采访时间不要安排在活动最后，因为媒体采集到所需素材之后便会离开，以免找不到媒体采访。大部分情况，会要求媒体在活动期间保留在现场全城参与甲方的活动，以便更全面的了解活动内容，发掘新闻主题，便于后期报道和发布，另外，对于现场的采访还需要甲方提前提供采访稿，以避免媒体提的问题受访人答不上的尴尬处境。
七、媒体到场接待
一般如果不是极小规模的活动现场，会安排专业的媒体负责人把人带到现场，也负责统筹所有邀约到场媒体的联络、对接、签到、现场组织、协调群访/专访，甲方最好是专门派一个负责接待的人相互存下电话号码以便及时沟通。双方碰面后，如有其他交代可以当场协商，活动现场应为媒体记者安排座位和饮用水，媒体记者准备离开的时候最好能有一份伴手礼以增加好感，有利于后期的宣传和合作。
八、活动宣传报道
活动结束以后，媒体记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报道(电视台播放，报纸杂志刊登，视频上传，网媒发稿)，但也可能有部分媒体参加活动之后觉得内容或者标题和实际活动不符合，会进行适当的修改和调整并不会提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新闻通稿里，需提前告知活动策划公司和记者协商。
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