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会议室是很常见办公场所，它是现在绝大多数公司都会设置的专门的办公场所。毋庸置疑，对于经济条件好，规模比较大的企业来说，会议室当然是最基本的设施，而对于一些小型的基础设施不好的公司来说，可能还不具备设立会议室，尤其是大型会议室的条件。对于这样的公司来说，如果要举行大型会议的话，需要想一些办法予以解决，例如，会议室预定服务，让专门的承办单位提供场所，提供服务。
第一点，它最先解决的是场地的问题。一般来说，如果开会的人员数量比较多的话，窝在一个狭小的空间之内是不行的，不仅会影响到参会之人的心情，还会影响到实际的会议效果，对形成良好而正确的决议是相当不利的。不仅如此，如果是平等企业、人员之间举行的会议，但是桌子却是几排，或者是方形桌子的话，是不好的。会议室预定业务首先解决的就是场地的问题，会议室不够的时候就需要提供较大的场地，给参会人员一个发挥才能的空间。
第二点，收费标准往往是比较低的，收费比较的便宜。必须要说的是，如果是自己设立专门的会议室，不仅需要花费很昂贵的房租，而且配备的设施，例如电脑、投影仪等仪器也需要花费不少的钱。而且，通常会议室真正使用的时候是比较少，空闲是一种常态。在这种情况下，如果选择会议室预定服务的话，在需要举行会议之前与承办的单位进行预约，承办单位就会准备好合适的场地。必须要说的是，租赁费用与一般开设的会议室所花费的费用相比，可以说是天壤之别，可以节约相当可观的一笔钱。
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