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一场会议的前提就是对会场的布置，首先我们要依据会议的形式和人数来选择场地的大小和会场的布置，例如若果是研讨会，需要底下的人与主持人交流，所以位置与舞台需要第一排与主持台的距离比较近，座谈会是每位发言人轮流就议题发表自己的见解，发言者之间没有交流，与听众之间也没有交流，它只是单纯地就某一主题发表一系列的演讲，所以只需要一个会议室就足够了。
会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的，会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成的，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至会画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。
会场布置要与会议内容相匹配，根据会议内容可把会议场所布置成喜庆热闹的、动感活跃的、商务严谨的，等等。
同时在准备会场布置方案的时候还要考虑会议预算、会议物品采购清单与采购人员安排。
会议场所室外及入口布置可根据需要选择主会标、欢迎拱门条幅、彩球、鲜花、地毯、展架等。所以会场的布置对于一场会议的成果非常重要，因为会场的布置和装扮，会影响着参会者的心情和参会者参加此次会议的发挥和谈判。可似乎在大多数会议的召开之前，会场布置并不受到重视。但其实环境对会议结果有着非比寻常的影响。
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