活动策划怎样进行预算监控

活动策划怎样进行预算监控

由于活动策划内容各不相同，所以费用表也并无固定的公式或格式。开始制作费用表时，将活动策划的整个过程从头到尾考虑一遍，列出项目大纲。活动策划公司的相关专业人士介绍到，记住要将搬运设备、撤离活动策划会场、装卸设备，排练等的费用计人预算。接下来再返回头将具体费用填入表中。预算中的所有情况要毫无遗漏地全部记录下来。不要接受口头承诺。当今社会，人事变动有如家常便饭，员工的流动性十分强，今天对你做出口头承诺的人，明天可能已经辞职不干了。各项条款与要求均需有书面凭证。确保供应商将合同中的内容表述得清楚明白。即使是小费这样看似不重要的小事也要交代得详尽具体― 小费是根据消费总额的一定比例折算出来，还是消费税即为小费？这一部分费用还有可能会有所增加，尤其是涉及到餐饮时。同样，食品与酒水所要缴纳的税费也可能有所不同，因此不要自以为是地认定税费的金额。

检查是否还有其他额外费用需要列人总账中，确保将其计人预算。某些活动策划会场会根据实际用电情况来收取电费。活动策划公司的相关专业人士介绍到，对于这种情况，可咨询近期举办的类似活动策划，参考其费用来估计自己的预算成本。娱乐活动策划还会涉及到版税的问题（在美国要向美国作曲家、作家与出版商协会或音像公司缴纳版税，在加拿大要向加拿大音乐著作人与发行者协会缴纳版税）。检查你所聘用的娱乐公司在预算计划中是否列入了版税款项。电子制表可以迅速而便捷地反映出举办750 人的活动策划和举办1000 人的活动策划在总体费用上的差别，此外还可以轻而易举地了解活动策划项目的增减对基本费用的影响。

增减活动策划项目时，要及时对预算进行调整，并保存新文件。将各文件标注日期并编号。随时掌握预算情况，以便在活动策划内容的选择上做出合理的决定。接到账单时，要先进行核对，再付款。确保各款项严格按照双方事先的协定支付，不带有任何隐含的意外费用。及时调整费用表。活动策划公司的相关专业人士介绍到，每接到新账单时，将实际支出记录下来，与其预计费用进行比较，以了解预计的费用是否准确，以及总账单中是否存在有前期预算中遗漏的支出项目。尤其要留意那些无正式签约与签收的收费。如果任何项目出现计算失误，要迅速了解其对总体预算的影响，以便在活动策划正式开始之前，对其他方面进行预算调整，从而弥补超支部分的预算差异。某次活动策划策划低估了邀请函的邮资，因为邀请函的大小超出了标准尺寸，而预算是按照标准尺寸的邮资制订的，结果导致了15 000 美元的额外支出。

从创意策划阶段进人到正式的实施阶段后，早先设计的活动策划内容可能会出现变动。例如，原计划的普通迎宾酒会只需要使用开放式吧台，并配备吧台自带的酒杯，之后迎宾活动策划改为特色酒会，为此还需要租用专用酒杯。这样，预算计划就会受到影响。积少成多，开支会像滚雪球一样越滚越大。

如果不能对费用表进行及时更新，最后预算就会受到严重影响。活动策划公司的相关专业人士介绍到，如果费用表对费用的变动进行随时更新，那么活动策划开始时的实际情况和预算就不会有太大的出人。这样，如果活动策划开始时需要临时增加一些内容也能应付自如，而且需要临时增加内容的情况也时常发生。此外，了解了自己当前的财政状况，才能够做出合理的决定。例如，晚餐后是否可以为客人免费提供酒水，或者客人是否要为自己点的酒水买单等。又或许预算中的盈余充足，可以为每位客人准备一份特别的礼品。

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